KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej: RODO, informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.
Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.
Administrator danych osobowych
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Inżynierów
i Techników leśnictwa i Drzewnictwa Zarząd Oddziału w Poznaniu z siedzibą przy ul. Wieniawskiego 5/9 61-712 Poznań. Administrator danych, mając na uwadze założenia art. 5 RODO, stosuje przy przetwarzaniu danych zasady: zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz integralności i poufności.
Cele i podstawy przetwarzania
Poniżej przedstawiamy cele przetwarzania Pani/Pana danych. Jako administrator będziemy przetwarzać Pani/Pana dane odpowiednio:
- w celu umożliwienia zawarcia umowy – jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy w ciągu dwóch miesięcy, dane osobowe związane z rozmowami o tej umowie zostaną niezwłocznie usunięte (chyba że ich dalsze przetwarzanie będzie uzasadnione dalszym prowadzeniem rozmów negocjacyjnych w celu zawarcia umowy, przez okres prowadzenie tychże negocjacji wydłużony o dwa miesiące).
- wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności rachunkowych i podatkowych;
- w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
- w celu zapobiegania nadużyciom i oszustwom statystycznym i archiwizacyjnym;
- w celu wykazania przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych przez okres, w którym administrator jest zobowiązany do ich przechowywania.
Dane te są przetwarzane wyłącznie w niezbędnym zakresie, uzasadnionym wyżej opisanym celem przetwarzania.
Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych przez Stowarzyszenie Inżynierów
i Techników Leśnictwa i Drzewnictwa Zarząd oddziału w Poznaniu
- 6 ust. 1 lit. b RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
- 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, w tym przypadku celem takim będzie (realizowanie kontaktu w ramach umowy, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami)
Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez okres przedawnienia roszczeń lub odpowiednio przez okres uzasadniony koniecznością przechowywania dokumentacji księgowej zgodnie z przepisami prawa. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, termin przedawnienia wynosi 3 lata. Zgodnie zaś z art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przechowuje się przez okres 5 lat od początku roku.
W związku z powyższym Pani/Pana dane będą przechowywane przez czas obowiązywania umowy zawartej z klientami, a także po jej zakończeniu, maksymalnie przez okres 5 lat od dnia zakończenia roku obrotowego, w którym nastąpiło wykonanie umowy.
Odbiorcy danych
Do Pani/Pana danych mogą też mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające), tj. firmy prawnicze, informatyczne, księgowe oraz inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa.
Prawa osób, których dane dotyczą:
Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
- prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Podanie danych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do zawarcia/wykonania umowy.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany.
Dane pochodzące z rejestrów publicznych/przekazane przez Panią/Pana
Jednocześnie informujemy, mając na uwadze art. 14 RODO, że w przypadku gdy przekazał/-a Pan/Pani nam swoje dane, przetwarzamy je z uwagi na to, iż zostały one nam przekazane w zakresie niezbędnym do zawarcia/realizacji umowy. Przekazane dane mogą zostać uzupełnione o dane pochodzące z publicznych rejestrów, o ile była taka konieczność, tj. odpowiednio z Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej lub Krajowego Rejestru Sądowego. Dane te są przetwarzane w celach opisanych na wstępie, o ile posiadają walor danych osobowych, w zakresie niezbędnym, a podyktowanym wyżej opisanymi celami.